Política de Privacidade

1. Sobre esta política

A Sophium Odélia (“Odélia”) é uma recepcionista virtual para consultórios e clínicas odontológicas, desenvolvida e operada pela Sophium Tecnologia e Inovação Ltda. (“Sophium”), empresa de tecnologia que fornece o serviço às clínicas.

Pelo WhatsApp da própria clínica, a Odélia atende pacientes, informa horários livres, faz agendamentos dentro das regras definidas pela clínica, envia lembretes a quem aceitou recebê-los e encaminha à equipe o que precisa de atenção humana. A equipe da clínica acompanha tudo por um painel administrativo (app.odelia.com.br), onde cadastra dentistas, procedimentos e horários e assume os atendimentos quando necessário.

Esta política explica quais dados pessoais são tratados, para quê, com quem são compartilhados, por quanto tempo são mantidos e como exercer seus direitos, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, LGPD). Ela se aplica a:

• pacientes e demais pessoas que conversam com o WhatsApp de uma clínica atendida pela Odélia;
• profissionais e equipes das clínicas que usam o painel;
• visitantes do site odelia.com.br.

2. Papéis da clínica e da Sophium

A clínica escolhe atender pela Odélia e decide quem são seus pacientes, dentistas, procedimentos e regras de agendamento. A Sophium fornece a tecnologia. Na maior parte das situações, os papéis são estes:

• Dados de pacientes e das conversas: a clínica atua como controladora, e a Sophium como operadora, tratando esses dados em nome da clínica e conforme suas instruções, apenas para prestar o serviço.
• Dados das contas de acesso ao painel e registros de segurança: tratados pela Sophium para fornecer, proteger e dar suporte ao serviço.
• Contatos recebidos pelo site ou por e-mail: tratados pela Sophium para responder a quem escreveu.

Quando uma situação concreta não se encaixar nesses papéis, a Sophium e a clínica avaliarão em conjunto a responsabilidade de cada uma.

3. Dados tratados

3.1 Pacientes e contatos do WhatsApp

• Número de telefone do contato.
• Conteúdo das mensagens de texto trocadas com o número da clínica.
• Mensagens que não são texto (áudio, imagem, documento): registramos apenas que foram recebidas. O conteúdo não é baixado nem processado, e a Odélia pede que a mensagem seja escrita.
• Dados técnicos das mensagens: identificadores, data e hora, direção (recebida ou enviada) e situação de entrega (enviada, entregue, lida, falha).
• Cadastro na clínica: nome completo, telefone e, opcionalmente, uma referência interna atribuída pela clínica.
• Agendamentos: data, horário, dentista, procedimento, situação (agendada, cancelada, remarcada) e observação administrativa registrada pela equipe.
• Lembretes e confirmação de presença: o aceite para receber lembrete, com o registro da mensagem em que foi dado, e as respostas aos botões de confirmação.
• Sinalizações à equipe: pedidos de atendimento humano, pedidos de cancelamento ou remarcação e alertas de possível urgência, guardados como dados estruturados (motivo, datas, procedimento ou dentista mencionado), sem o texto da mensagem.
• Quando a clínica usa o aplicativo WhatsApp Business no mesmo número: das respostas enviadas pela equipe pelo celular, registramos apenas que foram enviadas e quando, sem o texto. O histórico antigo de conversas e a lista de contatos do aplicativo não são importados.

A Odélia não é prontuário: não registra diagnóstico, histórico clínico, exames, tratamentos nem dados de pagamento do paciente. O paciente pode, por iniciativa própria, escrever informações de saúde nas mensagens (por exemplo, relatar dor). Esse conteúdo pode constituir dado pessoal sensível e é tratado apenas para o atendimento administrativo e para avisar a equipe sobre uma possível urgência, com as proteções descritas na seção 8. A Odélia não avalia esse conteúdo do ponto de vista clínico.

3.2 Equipe da clínica

• Nome, e-mail de acesso, funções no painel (administrador, dentista, recepcionista) e clínica vinculada. Para dentistas, nome e CRO, quando informado.
• Senha, guardada somente na forma de hash irreversível.
• Registro de autoria das ações no painel (por exemplo, quem marcou ou cancelou uma consulta e quem assumiu um atendimento).
• Para quem ativar avisos: número de WhatsApp pessoal (cadastrado com consentimento e confirmado por código) e inscrições de notificação do navegador ou dispositivo.
• Contatos do dentista informados pela clínica (WhatsApp e e-mail), usados somente para enviar o convite de conexão ao Google Agenda.
• Para o dentista que conectar o Google Agenda: identificador e e-mail da conta Google conectada e a autorização de acesso, guardada cifrada.

3.3 Clínica

Nome, fuso horário, configurações de atendimento, dentistas, procedimentos, agenda, identificadores da conta e do número do WhatsApp Business fornecidos pela Meta e dados do perfil comercial do WhatsApp.

3.4 Site odelia.com.br

O site não usa cookies, formulários, ferramentas de análise nem recursos de outros domínios. O servidor pode registrar informações técnicas de acesso, como endereço IP, para fins de segurança. O botão de contato abre o seu programa de e-mail, e a mensagem que você enviar será usada para responder ao seu contato.

4. Finalidades

• Atender pacientes pelo WhatsApp da clínica: entender o pedido, informar horários, dentistas e procedimentos e agendar consultas.
• Registrar pedidos de confirmação, cancelamento ou remarcação e encaminhá-los à equipe, que decide e executa.
• Enviar lembretes e pedidos de confirmação de presença a quem aceitou recebê-los.
• Encaminhar à equipe pedidos de atendimento humano e sinais de possível urgência.
• Permitir que a equipe gerencie agenda, pacientes e atendimentos no painel.
• Copiar as consultas para o Google Agenda do dentista que conectar essa integração.
• Avisar a equipe autorizada por notificação ou WhatsApp. Os avisos têm texto fixo, sem nome, telefone ou mensagem do paciente.
• Garantir segurança, controle de acesso e registro de autoria.
• Prestar suporte e cumprir obrigações legais.

A Sophium não vende dados pessoais e não os utiliza para publicidade.

5. WhatsApp Business e Meta

A Odélia usa a API oficial do WhatsApp Business Platform, da Meta. As mensagens são recebidas e enviadas pelo número e pela conta WhatsApp Business da clínica. A Sophium não é dona dos números das clínicas: ela apenas conecta o sistema à conta da clínica, com a autorização dela.

• Recebimento: a Meta entrega à Odélia as mensagens enviadas ao número da clínica. A Odélia só aceita mensagens com assinatura verificada da Meta.
• Envio: as respostas e os lembretes saem pela Meta, que os entrega ao paciente. Lembretes e avisos fora de uma conversa recente usam modelos de mensagem aprovados pela Meta para a conta da clínica.
• Dados necessários: para entregar as mensagens, a Meta trata o número, o conteúdo e os dados técnicos de cada mensagem, conforme os termos e a política de privacidade do WhatsApp.
• Responsabilidades: a clínica responde pela sua conta e pelo seu número do WhatsApp Business e pelo uso que faz do atendimento. A Sophium responde pela integração técnica e pela forma como o sistema trata as mensagens recebidas.

6. Uso de inteligência artificial

Para entender o que o paciente pediu, a mensagem de texto é enviada a um provedor de inteligência artificial contratado por API, junto com até 10 mensagens recentes da mesma conversa e dados do cadastro da clínica (nomes de dentistas e procedimentos, opções de horário). Os provedores utilizados são a OpenAI e, como alternativa quando o primeiro não responde, a Anthropic.

A inteligência artificial apenas interpreta a mensagem. Ela não escreve as respostas, não decide e não executa ações:

• as respostas vêm de textos previamente definidos, completados pelo sistema com os dados do cadastro da clínica;
• todo agendamento é validado pelo sistema segundo as regras da clínica e só é concluído após a confirmação explícita do paciente;
• cancelamentos e remarcações pedidos pela conversa são encaminhados à equipe, que decide;
• a Odélia não faz diagnóstico, não avalia gravidade, não indica medicamentos ou tratamentos e não substitui o dentista. Diante de um relato de possível urgência, ela responde com um texto fixo e avisa a equipe. Essa verificação funciona inclusive sem a inteligência artificial.

7. Compartilhamento

Os dados são compartilhados apenas na medida necessária para o serviço funcionar:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): envio e recebimento das mensagens, como descrito na seção 5.
• OpenAI e Anthropic: interpretação das mensagens de texto, como descrito na seção 6.
• Google (Google Agenda): somente quando o dentista conecta a própria conta. A Odélia cria nela o calendário “Consultas Odélia” e grava cada consulta com data, horário, nome do paciente e procedimento, sem telefone nem observações. A integração só envia dados: não lê os outros compromissos do dentista.
• Envio de e-mail: servidor de e-mail usado para os convites de conexão ao Google Agenda enviados ao dentista, quando a clínica escolhe esse canal.
• Hospedagem: servidor contratado pela Sophium, onde ficam o sistema e o banco de dados.
• Serviços de notificação dos navegadores (Google, Mozilla, Apple, Microsoft): apenas para membros da equipe que ativarem avisos no navegador. O conteúdo é cifrado e não contém dados de pacientes.
• Autoridades: quando houver obrigação legal ou ordem judicial.

Alguns desses fornecedores podem tratar dados fora do Brasil, inclusive nos Estados Unidos. Nesses casos, o tratamento segue a LGPD e os termos contratuais de cada fornecedor.

8. Armazenamento e proteção

• Os dados ficam em banco de dados próprio da Odélia, separados por clínica: a equipe de uma clínica não acessa dados de outra.
• O acesso ao painel exige login, e cada pessoa vê e faz somente o que sua função permite. A conta é bloqueada temporariamente após 5 tentativas de senha incorretas.
• O texto das conversas é guardado cifrado e só é decifrado quando alguém autorizado da equipe abre a conversa no painel ou para montar o pedido à inteligência artificial. O texto das mensagens não é gravado em registros de sistema (logs).
• As comunicações usam HTTPS, e as mensagens recebidas da Meta só são aceitas com assinatura verificada.
• As credenciais de acesso ao WhatsApp e ao Google Agenda são guardadas fora do banco de dados ou cifradas.

Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Ocorrendo incidente de segurança relevante, a Sophium comunicará as clínicas afetadas e, conforme as obrigações aplicáveis, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os titulares.

9. Por quanto tempo os dados são mantidos

• Texto das mensagens: apagado automaticamente ao fim do prazo de retenção configurado no serviço (por padrão, 90 dias).
• Contexto da conversa (pedido em andamento, como procedimento e data desejados): descartado quando a conversa fica sem atividade por esse mesmo prazo.
• Foto do perfil comercial do WhatsApp: mantida apenas até ser enviada à Meta.
• Códigos de confirmação de número e de convite: guardados somente na forma de hash.
• Eventos no Google Agenda: ficam na conta Google do dentista, sob o controle dele. Desconectar a integração interrompe novos envios, mas não apaga o calendário nem os eventos já criados.
• Cadastros, agendamentos, dados técnicos das mensagens e registros de atendimento: mantidos enquanto a clínica usa o serviço, ressalvadas as solicitações legítimas de exclusão e as obrigações legais aplicáveis.

10. Direitos dos titulares

Conforme a LGPD, você pode solicitar:

• confirmação de que seus dados são tratados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• portabilidade dos dados;
• informação sobre com quem os dados são compartilhados;
• revogação do consentimento, quando for essa a base do tratamento.

Para exercer esses direitos:

• Pacientes: como os seus dados são mantidos pela clínica, o caminho mais rápido é pedir diretamente a ela. Você também pode escrever para contato@sophium.com.br. Pedidos sobre informações mantidas pela clínica podem exigir a participação dela, e a Sophium os atenderá em conjunto.
• Equipe da clínica: fale com o administrador da sua clínica ou escreva para contato@sophium.com.br.

11. Responsabilidades

A clínica é responsável por informar seus pacientes sobre o atendimento pela Odélia, ter base legal para o tratamento dos dados, manter corretos os cadastros, as regras e os textos aprovados, conceder e revogar os acessos da sua equipe e responder aos titulares, com o apoio da Sophium.

A Sophium é responsável por tratar os dados de pacientes apenas para prestar o serviço e conforme as instruções da clínica, manter as medidas de segurança descritas nesta política, não usar esses dados para finalidades próprias e apoiar a clínica no atendimento aos titulares.

Os fornecedores listados na seção 7 tratam os dados de acordo com seus próprios termos, apenas na medida necessária para a função que exercem no serviço.

12. Cookies

O site odelia.com.br não usa cookies. O painel usa apenas os cookies necessários para manter o login e proteger os formulários contra uso indevido.

13. Alterações

Esta política pode ser atualizada quando o serviço mudar. A data no topo indica a versão atual.

14. Contato

• Privacidade e proteção de dados: contato@sophium.com.br
• Suporte do produto: suporte@sophium.com.br